Beschaffung: vielfältiger Bedarf an Waren und Dienstleistungen

Der Flughafen München beschafft eine Vielfalt an Produkten und Dienstleistungen, die für den Betrieb und Ausbau eines internationalen Drehkreuzflughafens erforderlich sind. Unser Warenspektrum entspricht dem einer Kleinstadt: Die über 130 Warengruppen reichen von Bürobedarf über Straßenbau bis hin zu Fahrzeugen und Gebäuden. 2024 betrug das Beschaffungsvolumen des Flughafen München Konzerns rund 798 Millionen Euro (netto) und stieg damit um 23 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Um Synergieeffekte zu nutzen, laufen alle Beschaffungsvorgänge der Fachbereiche und Tochtergesellschaften über das zentrale, konzernweite Warengruppenmanagement – einige Artikel wie Lebensmittel und Getränke sowie Retail-Produkte ausgenommen. So erzielten wir 2024 Einsparungen in Höhe von 86 Millionen Euro. Seit 2022 beschaffen auch Tochterunternehmen einen Teil der Waren in Kooperationen. Da das gemeinsame Einkaufs- und Absatzvolumen groß ist, führt diese Bündelung zu deutlichen Kostensenkungen.

Beschaffungsprozesse: Optimierung durch neues Gremium und Automatisierung

Im November 2024 haben wir im Auftrag der Geschäftsführung ein Procurement Board etabliert. Es soll dazu beitragen, unsere Beschaffungsprozesse weiter zu optimieren, strategische Einkaufsentscheidungen frühzeitig zu treffen und eine noch engere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen und dem Einkauf zu fördern. Ein zentrales Ziel des neuen Gremiums ist die Entwicklung einer langfristigen Beschaffungsstrategie, die sich an den übergeordneten Unternehmenszielen orientiert. Es soll außerdem die Entscheidungsfindung im Beschaffungsprozess verbessern, insbesondere bei komplexen Beschaffungsvorhaben und strategischen Einkaufsfragen. Darüber hinaus sollen verbindliche Entscheidungen zu strategischen und interdisziplinären Fragestellungen im Einkauf, zum Beispiel für konkrete Warengruppen, das Lieferantenmanagement und zu Nachhaltigkeitsthemen getroffen werden. Zudem wird das Procurement Board Risiken – etwa im Vergabeverfahren oder in der Lieferkette – identifizieren und minimieren.

Im Rahmen der Einführung von S/4HANA verbessern wir den gesamten Beschaffungsprozess (Source-to-Pay-Prozess). Dabei stehen die vollständige Digitalisierung sowie die Automatisierung und benutzerfreundliche Gestaltung der Abläufe im Fokus. Insbesondere die unternehmensübergreifende Harmonisierung einzelner Prozessschritte wird mehr Transparenz schaffen und damit im Warengruppen-Management der FMG zusätzliche qualitative und wirtschaftliche Effekte erzielen. Darüber hinaus eröffnet die Einführung eines neuen Lieferantenmanagement-Systems die Möglichkeit, den Austausch mit Geschäftspartnern effizienter zu gestalten. Dies stärkt nicht nur die partnerschaftliche Zusammenarbeit, sondern erlaubt es auch, Anforderungen – beispielsweise zu Nachhaltigkeitsthemen – aktuell und systemgestützt abzufragen. So wird die dauerhafte Einhaltung dieser Anforderungen sichergestellt.

Vergaberecht: transparente Leitlinien

Der Flughafen München ist als Sektorenauftraggeber im Bereich »Häfen und Flughäfen« tätig. Daher richtet sich die Beschaffung grundsätzlich nach dem Kartellvergaberecht. Bei öffentlichen Aufträgen erfolgt eine europaweite Ausschreibung nach verbindlichen, vergaberechtlichen Vorgaben. Aufträge, die nicht unter das Kartellvergaberecht fallen, schreiben wir in der Regel nach einem unternehmensspezifischen, formalisierten Verfahren aus. Bieterinnen und Bieter müssen bei der Angebotsabgabe die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bestätigen, um Gründe auszuschließen, die gegen eine Teilnahme am Kartellvergabe- oder Ausschreibungsverfahren sprechen. Zudem müssen sie nachweisen, dass sie Qualitätssicherungs- und Umweltmanagementnormen einhalten. Für alle Mitarbeitenden der FMG gilt auch eine Reihe von internen Vorgaben. Die allgemeinen Grundsätze des Einkaufs sind im Unternehmen unter anderem als »Zehn goldene Beschaffungsregeln« verankert und dienen als Verhaltensrichtlinie zur rechtssicheren Beschaffung zwischen Fachbereich und Einkauf.

Einkauf: ökonomische, ökologische und soziale Standards

Aufträge vergeben wir nach Maßgabe der Wirtschaftlichkeit und legen besonderen Wert auf den Einsatz von langlebigen und verbrauchsarmen Materialien und Produkten. Bei Investitionsgütern berücksichtigen wir die Folgekosten für Wartung und Instandhaltung (Life Cycle Costs). Das Bewusstsein für eine nachhaltige Beschaffung beginnt bereits in unseren Fachabteilungen. Sie geben ökonomische, ökologische und soziale Standards vor, die beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen Anwendung finden. Dies gilt in der IT und bei der Instandhaltung oder beim Bau von Gebäuden genauso wie im Fuhrpark und beim Kauf von Werbemitteln. Beispielsweise sind bei der Beschaffung von Werbemitteln die Herkunft des Artikels, eine umweltschonende Produktion und die Recyclingfähigkeit wichtige Kriterien. Bei Fahrzeugen und Geräten für unseren Fuhrpark achten wir darauf, umweltschonende und CO₂-arme Fahrzeuge zu beschaffen.

Lieferbeziehungen: Fokus in der Region

3.873 Lieferanten waren im Berichtsjahr für den Flughafen München tätig. Da hauptsächlich Geschäftspartner aus der Region den Flughafen München beliefern, sind die Transportwege kurz und die CO₂-Emissionen gering. Unsere Tochtergesellschaft Allresto beispielsweise bezieht größtenteils saisonale Lebensmittel: Fast alle stammen aus Bayern – gut die Hälfte aus der Flughafenregion. Wir bewerten unsere strategisch wichtigen Rahmenvertragspartner nach folgenden Kriterien:

• Qualität des Produkts oder der Dienstleistung

• Service

• Zuverlässigkeit

• Wettbewerbsfähigkeit

• Innovation und Nachhaltigkeit

Außerdem besprechen wir regelmäßig mit den Lieferanten, wie sich etwaige Qualitätsmängel beseitigen und Optimierungspotenziale realisieren lassen.